Система учета в интернет-магазине

Файл Excel
Если объемы первое время планируются небольшие или вообще предприниматель хочет "просто попробовать" вовсе необязательно выстраивать сложную систему учета. Но порядок в любом случае пригодится. Поэтому берем обычный файл Excel, создаем лист со столбцами:

• артикул;
• описание;
• цена закупки;
• цена реализации;
• количество в наличии;
• другие характеристики по желанию: цвет, размер, производитель.

Заполняем его сведениями о товарах и в процессе продаж корректируем данные файла.
Тут следует учесть такой момент: это учет "на коленке" и он будет работать, но постепенно начнет пожирать много вашего времени: возвраты, брак, списание товара, изменение цен - все может приводить к путанице. Есть простой совет: если ведете учет в подобном файле: учитывайте каждый товар по уникальному артикулу.

Сейчас везде есть штрих-коды или серийные номера - учитывайте каждую единицу товара, даже одной модели отдельно. Пример: торговля кошельками. У вас 10 кошельков одной модели - пусть в вашем файле будет 10 записей с уникальным номером (ID, серийник) для каждого кошелька, но в отдельном поле пусть у них будет написана общая модель. Это позволит следить за судьбой каждого товара и делать в файла пометки где он, сколько он стоит. В Excel есть прекрасная система фильтров, где вы сможете отфильтровать все кошельки одной модели или одного цвета (если эти данные будут занесены в базу).
Потом вы с такого файла сможете перейти на 1С или сделать сайт, куда будете загружать копию и обновлять там информацию по наличию.

Учитывайте всё!
Когда ваша торговля идет в гору или вы сразу хотите делать все правильно: проектируйте учет индивидуально для вашего бизнеса. Тут лучше не бежать к специалистам, которых на самом деле не интересует как ваш бизнес будет работать и не возникнет ли потом проблем с учетом. Самостоятельно определите характеристики ваших товаров исходя из ассортимента, их расположения, порядка поступления и продажи. Вот что нужно учитывать:

1. Склады. Прикиньте, где ваш товар будет храниться или находиться физически или виртуально. Например, когда происходит закупка, товар прибывает в ваш офис (склад) и там ждет оприходования, начала учета. Потом вы можете отвезти товар в магазин или на склад где уже товар лежит организованно и ждет продажи. Где-то у вас может лежать брак, подлежащий ремонту, возврат. Куда-то товар перемещается перед доставкой. Всю цепочку нужно продумать и определиться с количеством и именованием складов.

2. Точки продаж или выдачи товара. Подумайте, как вы товар будете продавать сейчас или в будущем. Для каждой точки продаж нужно предусмотреть склад или порядок доступа точки к общему складу. Как эта точка будет принимать оплату: наличные, безналичные, электронные деньги. Да, интернет-магазин - это просто одна из точек продаж, витрина. Точкой продаж может быть и офис.

3. Способы оплаты. Это важный момент и требует подготовки при открытии, заключение договоров, регистрации кассы. Следует вести учет поступления денег для каждого товара: чем платили, когда. Возможно процесс продажи будет состоять из выставления счетов, их оплаты, затем отгрузки товара. Тогда счета нужно учитывать отдельно и продумать регламент их оплаты и резервирования товара на время выставленного счета. Если это интернет-магазин, то посетитель должен понимать, что они может зарезервировать товар, например, на 3 дня и потом резерв снимется.
Лучше если это будет прозрачно сразу и под это отведен свой бизнес-процесс. Отдельно подумайте над учетом поступления денег от всяких агрегаторов: эквайринг, интернет-платежные системы и другие посредники при оплате. Дело в том, что вы можете продать много товара, а деньги на счет за них получить позднее одним платежом (вывод из платежной системы) даже без информации за какие товары они получены. Это также подлежит учету, и процесс получения денег от покупателя увеличивается: продажа, аккумуляция суммы у посредника, вывод денег - нужно учитывать, получены ли деньги от посредника и в идеале за какие товары.

4. Доставка, выдача товара. Здесь в случае интернет-торговли распространены: самовывоз, отсылка почтой, отправка с курьерской компанией. Сам процесс доставки после продажи также нужно учитывать: куда товар попадет (может это будет отдельный склад для доставки, может у товара будет отдельный статус). Учитывать следует как отправку на доставку (выдачу), так и факт выдачи. Выдача оформляется документом (накладная, чек) - их учет также важен. Ну и конечно нужно продумать процедуру обратной дороги для товара в случае отказа при выдаче.

5. Поставщики. Если вы закупаетесь не в одном месте, то учет поставщиков принесет огромную пользу. Номенклатура может пересекаться у разных поставщиков, что-то выгоднее покупать в одном месте, что-то в другом. Без статистики цен поставщиков, времени доставки, расчетов с ними будет тяжко. Поэтому учету подлежат сами поставщики, их предложения, расчеты между сторонами. Продумайте, в каком порядке будет происходить оприходование товаров от каждого поставщика, на какой склад это пойдет. Также важно наладить процесс получения информации о товаре от поставщиков (фото, промо-материалы), особенно для сайтов. Лучше иметь готовую базу описаний товаров из первых рук.

6. Номенклатура. Центр вашего учета. Все товары должны быть занесены в систему учета. Здесь важна автоматизация работы с номенклатурой. Если вы будете бегать по складу и переписывать номера, серийники, затем искать их в программе - это непродуктивно. Общая рекомендация: максимум автоматизации. Прежде всего, стоит задуматься о маркировке товара. Хорошо, если это будут штрих-коды, сопровождаемые цифровым кодом. Сейчас не проблема купить сканер штрих-кодов и применять его на складе, в точках продаж. Затем лучше иметь складскую маркировку товара (некий стикер, относящий его к определенному физическому месту, может быть с использованием цветов, номеров стеллажей) - это залог порядка.

1С-Торговля
До этого момента я намеренно не писал про то в чем вести учет, потому как для малого бизнеса это практически безальтернативно: 1С-Торговля. Ну по поводу редакции можно повыбирать (например взять Розницу). Как я писал выше, учитывать можно в чем угодно. Но подумайте о таких вещах:

1. Совместимость вашего учета с законодательством и бухгалтерией. Вы в процессе торговли должны будете выдавать людям и государству бумажки, которые стандартны. Это чеки, накладные, документы перемещения товара, возврата. Все это может стать кошмаром, если делать руками или в отдельной программе, не связанной со складом. 1С связана и из коробки умеет печатать все: и штрих-коды для склада и с кассовыми аппаратами дружит.

2. Оборудование торговли. Просто учет по штрих-кодам требует поддержки этого процесса на компьютерах, кассах. Пока тут лидер 1С. Когда столкнетесь с кассовыми аппаратами - также оцените интеграцию торговой базы с ними. Вам же нужны такие красивые чеки, где будет написано какой именно товар продан и по какой цене. И потом, лучше отпускать товар, пикая по штрих-коду сканером, подключенным к кассе. Все эти решения есть в мире 1С.

3. Интернет-сайт. Если говорить о серьезной синхронизации остатков товара с сайтом, то тут также властвует 1С. Даже если ваш сайт будет не на 1С-Биртикс, локальная программа учета лучше пусть будет в 1С, так как с ней многие умеют работать.

4. Единый учет на всех точках продаж. Если точек несколько, а база находится в офисе - тут также сработает 1С. Специалисты настоят ее либо на периодическую выгрузку, либо на работу в режиме онлайн.

Цель этой главы дать понимание объема забот, который возникает при проектировании складского учета. Строго говоря, лучше сразу начинать торговать "правильно", все учитывать. Потому что переход на систему учета в процессе работы сведет с ума любого предпринимателя, по крайней мере это будет дороже, чем сделать все сразу. Пожалуй это одна из важных инвестиций в бизнес. В конце-концов, даже с Excel файлом вам понадобится отчет об обороте, прибыли, остатках.
В той же 1С это стандартные функции. В файле вы будете долго все сводить и будете иметь срезы лишь на определенные моменты. Следить за динамикой, проводить планирование качественно можно только с полной детализированной базой.

Напоследок пара жизненных советов:
1. Хотя бы сначала пробуйте разбираться во всем сами или ищите надежного человека, который это будет делать. Если вы через полгода осознаете, что вокруг летают товары, а сколько нужно докупать и у каких поставщиков вы знаете интуитивно - это будет печально. Нужно понимать, что учет берет начало в голове предпринимателя, из желания его вести. Если этого не будет, то каждый кассир, складской работник, каждый курьер будет погружать всю систему в хаос. В какой-то момент все выйдет из под личного контроля. Но в тот момент вы должны быть окружены работающей системой и людьми, понимающими что вокруг происходит.

2. Торговля - это прежде всего процесс. Если вы сразу не создадите процессы в компании, то потом окажется, что все слишком сложно. И это может стать причиной остановки роста, потери эффективности системы. Смотрите на то как делают торговлю крупные сети: они минимизируют издержки на всех этапах. Основой минимизации издержек служит учет. Если продавец в розничной точке будет тратить время на поиск товара, доставка будет по ошибке доставлять не то - все ваши расчеты рентабельности станут неактуальны. И если вам, предпринимателю, приходится вручную заносить проданный товар в базу, готовить документы к продаже - это сигнал того, что у вашего дела есть потолок в виде вашего терпения и желания много работать.

Сейчас в России самое время начинать малые торговые бизнесы. Судя по заказам сайтов - сейчас время нишевой торговли. Хотите продавать чехлы для телефонов - вперед в Китай, потом делаете сайт и станьте лучшим в этой нише. Хендмейд-товары вообще чуть ли не обречены на интернет-торговлю. Все описанное выше относится прежде всего к маленьким бизнесам. Страшные вещи про кучу точек продаж, складов написаны для того, чтобы было понимание куда это может завести, и что к этому нужно быть готовым. Склад-комната 20 кв.м., стол с компьютером и 1С, сканер штрих-кода, телефон для техподдержки, интернет-магазин - и вы уже точка продаж, витрина которой видна на всю страну.

Как открыть интернет-магазин и не разориться:
Поиск ниши
Поиск поставщиков
Имя проекта
Регистрация юр.лица
Доставка товара
Разработка интернет-магазина
Прием платежей
Наполнение сайта
Аренда офиса/склада
Система учета
Бухгалтерия
Привлечение трафика в интернет-магазин